KI Automatisierung — Prozesse, die sich selbst erledigen
Wiederkehrende Arbeit, die Stunden frisst und keinen Spaß macht — Rechnungs-Erfassung, E-Mail-Triage, CRM-Pflege, Reporting. Wir bauen die KI-Automatisierungen, die diese Aufgaben übernehmen: konkret, messbar, in 4-8 Wochen produktiv.
Wenn klassische Workflows aufhören, fängt KI-Automatisierung an
Klassische Workflow-Tools scheitern, sobald Eingaben unstrukturiert sind — Mails, PDFs, Freitext, gescannte Belege. Genau hier setzt KI-Automatisierung an: Sie liest, klassifiziert und entscheidet, bevor n8n, Make oder Eigenentwicklungen die nächsten Schritte ausführen. Das Ergebnis sind Prozesse, die wirklich End-to-End laufen — ohne dass jemand am Ende doch wieder manuell nacharbeitet.
Wo Du jetzt vermutlich stehst
Diese Probleme hören wir in fast jedem Erstgespräch — und sie sind der eigentliche Grund, warum KI-Projekte scheitern oder gar nicht erst starten.
Tagesgeschäft frisst die strategische Zeit
Eure Mitarbeitenden machen täglich dieselben manuellen Schritte — Daten kopieren, Mails sortieren, Listen pflegen. Für die wichtigen Themen bleibt keine Zeit.
Bestehende Tools reden nicht miteinander
CRM, ERP, Buchhaltung, Mail, Slack — alle gut, aber jede Schnittstelle ein Excel-Workaround. Daten doppelt pflegen, Fehler vorprogrammiert.
RPA und klassische Workflows reichen nicht
Bisherige Automatisierungs-Tools versagen, sobald Texte verstanden, Inhalte zusammengefasst oder Ausnahmen sinnvoll behandelt werden müssen — genau hier kommt KI ins Spiel.
Pilotprojekte ohne Übergang in den Betrieb
Es gab schon einen schönen Proof of Concept. Aber niemand hat ihn produktiv gemacht — keine Anbindung, keine Verantwortlichkeit, kein Monitoring. Investition verpufft.
Was bei we make ai dazugehört
Konkrete Bausteine, die wir in jedem Projekt liefern — kein Beraterdeutsch.
E-Mail- und Posteingangs-Automatisierung
Eingehende Mails klassifizieren, beantworten, weiterleiten oder ins CRM/Helpdesk übergeben. Inklusive Anhang-Verarbeitung (PDFs, Bilder, Tabellen).
Dokumenten-Verarbeitung
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Bestellungen — KI extrahiert Felder, prüft Plausibilität und legt sie strukturiert in Eurem System ab.
CRM- und ERP-Synchronisation
Datenpflege, Dublettenbereinigung, Lead-Anreicherung, Cross-System-Updates. Saubere Daten ohne dass jemand sie tippt.
Trigger-basierte Workflows
Webhook + LLM + Aktion: Bei neuem Lead → Recherche, Briefing, CRM-Update, Slack-Hinweis. Bei neuem Ticket → Klassifikation, Routing, Antwort-Vorschlag.
Reporting & Insights
Daten aus mehreren Quellen automatisch zusammenführen, KI-gestützt auswerten, in Slack, Mail oder Dashboards ausspielen — täglich, wöchentlich oder Trigger-basiert.
Monitoring, Logging, DSGVO
Jeder Workflow hat Logging, Fehler-Alerts und einen klaren Owner. EU-Hosting, AVV, sensible Felder maskiert. Auditfest statt Black Box.
So sieht das in der Praxis aus
Konkrete Szenarien aus Mittelstand, Dienstleistung, Handwerk und E-Commerce — keine Demos, sondern Anwendungen, die wir so oder ähnlich gebaut haben.
Rechnungs- und Belegverarbeitung
PDFs aus dem Mail-Postfach werden ausgelesen, geprüft, ans Buchhaltungssystem (DATEV, lexoffice, sevDesk) übergeben — Buchhaltung greift nur noch bei Ausnahmen ein.
Service- und Support-Triage
Tickets automatisch klassifizieren, mit Wissensdatenbank beantworten lassen oder an die richtige Person routen. Reaktionszeit drastisch runter.
Vertriebs-Recherche
Neuer Lead im CRM → KI recherchiert Firma, Ansprechpartner, Marktposition → fertiges Briefing im CRM und Slack.
Angebots-Automatisierung
Anfragen via Web-Formular oder Mail → KI versteht Anliegen, schlägt Konfiguration vor → Angebots-Entwurf zur Freigabe in Sekunden statt Stunden.
Internes Reporting
Daten aus CRM, Web-Analytics, Buchhaltung kombiniert, von KI ausgewertet, Montagmorgen 8 Uhr als Management-Brief im Postfach.
Onboarding und HR-Workflows
Neuer Mitarbeiter → Konten anlegen, Berechtigungen vergeben, Welcome-Mails, Schulungsplan. Alles automatisch, mit KI-Unterstützung für individuelle Anpassungen.
Vom Erstgespräch bis zum Live-Gang
Klarer Prozess. Festpreis. Kein offenes Stundenrad.
Use-Case-Analyse
Wir mappen einen oder mehrere konkrete Prozesse: Wie viele Stunden, welche Systeme, welche Ausnahmen? Ergebnis: priorisierte Liste mit ROI-Schätzung.
Proof of Concept
In 1-2 Wochen bauen wir den ersten Workflow als funktionierenden PoC. Du siehst direkt, wie viel KI hier wirklich liefert — kein PowerPoint.
Produktive Umsetzung
Anbindung an Eure Systeme (CRM, ERP, Mail, Helpdesk), Berechtigungen, Logging, Fehlerbehandlung, Schulung der Owner. Live-Schaltung mit Kontrollphase.
Optimierung & Skalierung
Monitoring, monatliche Auswertung, Iteration. Sobald der erste Workflow stabil läuft, weitere Use Cases nach demselben Muster.
Großhändler spart 22 h/Woche durch automatische Bestell-Bestätigung.
Ein technischer Großhändler bekam täglich 80-150 Bestellungen per Mail in unterschiedlichen Formaten — PDF, Excel, Inline-Text. Drei Personen tippten Bestellungen ins ERP ein, jede Bestellung 4-8 Minuten.
KI-Workflow: Mail eingehend → Anhang/Inline-Text per LLM strukturieren → Artikelnummern matchen → ERP-Bestellung anlegen → Bestätigungsmail raus. Ausnahmen landen in einer Inbox zur Sichtprüfung.
22 h/Woche Zeitersparnis, Fehlerquote von 4 % auf <0,5 %, Bestätigungs-Reaktionszeit von 4 h auf <5 Min. ROI nach 2 Monaten erreicht. Workflow seitdem auf zwei weitere Bestell-Kanäle erweitert.
Was uns von klassischen Beratungen und Dev-Agenturen unterscheidet
Wir starten mit einem realen Use Case, nicht mit Strategie-Folien
Nach 2 Wochen läuft der erste PoC mit Euren Daten. Du siehst Wirkung, bevor Du das volle Projektbudget freigibst.
Nahtlose Integration in bestehende Systeme
Wir verbinden, was Ihr habt — kein Tool-Austausch, kein Plattform-Lock-in. CRM, ERP, Mail, Slack, Helpdesk, Datenbanken.
Klarer ROI vor Projektstart
Jede Automatisierung kommt mit einer ehrlichen Zeit- und Kostenschätzung. Wir nehmen Use Cases, die sich rechnen — alles andere markieren wir als „nicht jetzt“.
Übergabe statt Black Box
Du bekommst Workflows, Doku, Monitoring und Owner-Schulung. Kein Vendor-Lock-in. Du kannst die Workflows weiterbetreiben oder selbst erweitern.
Lass uns über Dein Projekt sprechen
Schick uns ein paar Stichworte zu Deinem Vorhaben — wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einem konkreten Vorschlag für ein Strategiegespräch.
Verwandte Leistungen
KI-Projekte stehen selten allein. Diese Themen werden in Beratung und Umsetzung oft mitgedacht.
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